Какие документы опасно давать контрагентам

• Единый государственный реестр юридических лиц открыт для всеобщего ознакомления. Презюмируется, что лицо, которое полагается на данные ЕГРЮЛ, не знает и не должно знать о недостоверности таких данных;

• юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, которое добросовестно полагалось на данные ЕГРЮЛ, ссылаться на данные, не включенные в этот реестр, а также на недостоверность его данных. Исключение предусмотрено лишь для случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица;

• по общему правилу закон не устанавливает обязанности лица, которое не входит в состав органов юридического лица и не является его учредителем или участником, проверять учредительные документы юридического лица с целью выявления ограничений или разграничения полномочий единоличного исполнительного органа юридического лица или нескольких единоличных исполнительных органов, действующих независимо друг от друга либо совместно;

• третьи лица, которые полагались на данные ЕГРЮЛ о лицах, уполномоченных выступать от имени юридического лица, по общему правилу вправе исходить из неограниченности этих полномочий. Если в ЕГРЮЛ содержатся данные о нескольких лицах, которые уполномочены выступать от имени юридического лица, третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий каждого из них. При наличии в ЕГРЮЛ данных о совместном осуществлении полномочий несколькими лицами третьи лица вправе исходить из неограниченности полномочий лиц, которые действуют совместно.

Какие документы запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски

Чтобы обезопасить себя, будущие заказчики просят предоставить СЗВ-М либо справки о доходах сотрудников. Так контрагенты хотят убедиться, что у компании есть нужное число работников, организация платит им, перечисляет за них взносы и НДФЛ. Значит, сотрудники действительно работают. Но не торопитесь исполнять просьбу контрагента.

Бухгалтерские услуги во Владимире

В частности, нарушением требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ«О персональных данных» будет хранение любого документа, который непосредственно не относится к трудовой деятельности гражданина. Ведь по нормам статьи 86 ТК РФ: При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами. А значит, лишнее может определить и проверяющий инспектор Роскомнадзор, на свой взгляд. Ведь в статье 5 ФЗ о персональных данных прямо сказано, что персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки. Запрашивать требуемые в процессе сторонние документы (свидетельства о рождении детей, свидетельства о браке и т.д) можно, но вот хранить их копии — нет.

Какие документы опасно давать контрагентам

Также до сих пор у налоговиков существует такая схема поведения: если покупатель — однодневка, то у продавца доход от сделки признают с радостью, а вот расходы исключают из налоговой базы. Независимо от отношения к оправданности такого подхода, наверняка контрагенту не хочется лишний раз спорить с проверяющими.

Собираем досье на контрагента

Если контрагент настаивает, напишите ему аргументированный отказ. Объясните причину, по которой вы не даете бумаги. В тексте сошлитесь на законы, которые запрещают раскрывать тайну. Например, если контрагент просит копию паспорта директора или СЗВ-М, то сошлитесь на требования о защите персональных данных (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Из письма контрагент должен понять, что раскрывать СЗВ-М без согласия работников компании нельзя, а получить его задача трудоемкая.

Документы, которые ни в коем случае нельзя давать контрагенту

• если договор заключается с руководителем юрлица, нужно проверить документ о назначении его на должность или протокол о его избрании коллегиальным органом (наличие полномочий будет отражено в выписке из ЕГРЮЛ, по Уставу проверяется, на какой срок он избран);
• в Уставе компании будут отражены ситуации, при возникновении которых лицо имеет полномочия;
• если договор подписывается не директором компании, нужно будет проверять доверенность, в которой прямо должно быть указано на наличие у представителя фирмы полномочий на заключение договоров.

Список документов для проверки контрагента при заключении договора

4. Суды считают, что если запрашиваемые документы не касаются деятельности проверяемого налогоплательщика и содержащаяся в них информация не может повлиять на определение размера его налоговых обязательств, то неисполнение такого требования ответственности не влечет.

Проверка контрагента: какие документы потребуют у вас

Хозяйствующий субъект самостоятельно определяет перечень документов, которые он запрашивает у контрагента перед заключением. Предоставление таких документов является правом, а не обязанностью контрагента, поэтому если документ содержит персональные данные, а их субъект отказывается от их передачи третьим лицам, такой документ можно не предоставлять.

Какие документы нужно запросить у контрагента

При заключении договора с новыми партнерами рекомендовано детально изучить его деятельность, узнать о легальности всех проведенных сделок, проверить репутацию и надежность. Необходимо знать, какие запросить документы необходимо у контрагентов. Отказать в этом компании не имеют права. Такая осмотрительность нужна для защиты бизнеса от проблем после заключения сделок.

Список документов для проверки контрагента

Какого-то специального и универсального регламента проверки контрагента на добросовестность в природе не существует. Поэтому мы подготовили пошаговую инструкцию, при помощи которой можно проверить контрагента перед заключением договора. Чем больше источников – внешних и внутренних – будет задействовано, тем качественнее получится результат проверки подрядчика (поставщика) и более высокими шансы защитить компанию от доначисления налогов.

Налоговая проверка контрагентов в условиях ужесточения налогового контроля в 2020 году

Детали: обратите внимание на полномочия директора, например, чтобы они не были ограничены какой-либо суммой, в противном случае – заключение сделки могут признать недействительной (в соответствии со ст. 174 ГК РФ). Обратите внимание и на срок, на который назначен/избран генеральный директор.

Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (справку о регистрации, справку о зарегистрированном юридическом лице). Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве о государственной регистрации.

Какие документы опасно давать контрагентам

Комментарии Решение Старая первичка. § Действующий главбух не вправе расписываться за предшественника. § На документах, которые не были подписаны предшественником, бесполезно ставить свою подпись. Когда документ был составлен, Вы не являлись главбухом компании. А, следовательно, не имели права его подписывать. § Первичные документы, которые подписаны неуполномоченным лицом, нельзя принимать к учету (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Последствия такого нарушения зависят от документа. Если специалисты фонда заметят, что в тот период был другой главбух, а Вы сами подписали за предшественника больничный лист, то ФСС может отказать в возмещении (п. 66 приказа Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н, п. 18 постановления Правительства РФ от 12 февраля 1994 г. № 101). § Проблемы могут возникнуть и у контрагентов из-за Вашей подписи на старой первичке. Потому что иногда налоговики на встречке запрашивают выданные счета-фактуры, а предыдущий главбух не распечатал вторые экземпляры. Или покупатель не получил документы и просит их передать. В таких случаях не стоит расписываться за прежнего бухгалтера. Иначе у налоговиков будет основание отказать покупателю в вычете НДС. Отстаивать свои права ему придется в суде (постановление ФАС Уральского округа от 9 июля 2007 г. № Ф09-5205/07-С2). Передавать документы без подписи нельзя, но есть 3 варианта как все-таки подписать старую первичку: 1. пригласите на подписание первички бывшего главбуха; 2. оформите дубликат документа: поставьте в нем свою подпись, а сверху сделайте надпись «Дубликат»; 3. обратитесь к сотруднику, у которого в то время действовала доверенность на заверение нужных Вам документов. Этот вариант подойдет, в том числе для больничного. ФСС разрешает подписывать листки нетрудоспособности по доверенности (п. 12 письма ФСС РФ от 28 октября 2011 г. № 14-03-18/15-12956). Важно! — Трудовая инспекция может выписать штраф в 50 000 руб., если обнаружит, что главбух подписывал документы в нерабочее время. — Право на подпись счетов-фактур можно передать доверенностью (п. 6 ст. 169 НК РФ) или приказом. Документы составленные, когда главбух был в отпуске или на больничном. § Такие документы можно принимать к бухгалтерскому и налоговому учету. Потому что полномочия главбуха сохраняются, даже если обязанности переложили на другого сотрудника. А значит, документы, подписанные главным бухгалтером, будут законными (апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 14 января 2015 г. по делу № 33-4778/2014). § Здесь для компании возникают другие опасности: ü трудовое законодательство запрещает привлекать к работе сотрудника во время болезни или отпуска; ü могут оштрафовать за нарушения до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ); ü снизят главбуху пособие по нетрудоспособности в случае с больничным. (Врач может узнать, что пациент работал, и сделает в больничном отметку о нарушении режима, поставив в специальной строке дату и код 25 — «Выход на работу без выписки». А работодатель обязан начиная с указанной даты считать пособие исходя из МРОТ) — ст. 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ. § § Даже если врач не заметит нарушения режима, пособие может сократить фонд. На проверке чиновники из ФСС увидят подписанные документы и поймут, что главбух во время болезни работал, а значит, нарушал режим. Поэтому снимут часть пособия, доначислят взносы, штраф и пени (постановление ФАС Уральского округа от 20 апреля 2011 г. № Ф09-1302/11-С2). Есть 2 способа, как подписать документы: 1. оформите отзыв главбуха из отпуска; 2. попросите расписаться другого сотрудника с доверенностью или работника, который по приказу исполняет обязанности главбуха. На заметку! За какие документы накажут не только компанию, но и главбуха лично: — Первичка к договорам с однодневками. Не подписывайте такую первичку от имени компании. Документы составляют, чтобы снизить налог на прибыль и зачесть НДС. Уклонение от уплаты налогов — это преступление, за которое на главбуха могут завести уголовное дело. Следователям придется доказать, что он участвовал в схеме и получил личную выгоду. Сделать это будет сложно, если бухгалтер договор и первичку не подписывал. А значит, мог не знать, что сделка фиктивная. Все сведения вносил в налоговую отчетность по первичным документам, в достоверности которых он не сомневался. — Документы на получение материальных ценностей. Даже если у Вас есть доверенность на подписание таких документов, не спешите их подписывать. Убедитесь, что все ценности, упоминаемые в накладной, есть в наличии. Осмотрите, нет ли среди них брака. И только после этого подписывайте документы. Есть риск понести личную ответственность за недостачу по этой накладной, так как Вы отвечаете за имущество с того момента, как подписали накладную, и до тех пор, пока не передадите его другим ответственным лицам или в производство. Бумаги, за которые отвечают другие бухгалтеры. § Подписывать документы за подчиненных главбух не вправе. Первичку визируют сотрудники, которые совершили сделку или операцию, и те, кто отвечает за ее оформление (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Конкретные должности работников и перечень документов закон не устанавливает. В каждой компании этот перечень свой. Например, один из сотрудников бухгалтерии ведет кадровый учет и рассчитывает зарплату. Эти обязанности перечислены в его должностной инструкции. Без приказа руководителя главный бухгалтер не вправе подписывать за подчиненного кадровые и другие документы, связанные с расчетом зарплаты, например табели учета рабочего времени и расчетные ведомости. Также и с подписью кассира — второй раз поставить подпись за кассира главбух не вправе, т.к. он тоже расписывается в кассовых ордерах. А документы, подписанные неуполномоченным лицом, не подтверждают расчеты (определение Верховного суда РФ от 3 августа 2015 г. № 306-КГ15-8420 по делу № А65-2680/2014). § Иногда главбухи принимают разные материальные ценности, и работы. Обычно, такие функции не входят в обязанности бухгалтера, поэтому без доверенности его подпись на первичке будет нелегитимной. Получается, что хозяйственную операцию оформили первичным документом, подписанным неуполномоченным лицом. А значит, принимать к учету такие документы запрещено. § Налоговики посчитают, что это грубое нарушение правил учета доходов и расходов, и оштрафуют компанию на 10 000 руб. А если бухгалтер признает такие расходы в налоговом учете, то штраф будет еще выше — 20 % от суммы неуплаченного налога, но не меньше 40 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Главбух вправе подписать документы за подчиненных или других сотрудников, если: 1. получил доверенность от компании на право подписи; 2. упоминается в приказе руководителя как сотрудник, который уполномочен визировать первичку. Внимание! Выдайте доверенность от компании на имя главного бухгалтера, чтобы он мог получать материальные ценности у поставщика и подписывать накладные.

Какие документы опасно подписывать и для компании, и для главного бухгалтера

Хотя, согласно пункту 5 статьи 10 Гражданского и пункту 7 статьи 3 Налогового кодекса, налогоплательщик по умолчанию добросовестен, арбитражные суды далеко не всегда трактуют закон буквально. В результате, недобросовестный контрагент тянет на дно и своего не вполне осмотрительного поставщика, покупателя или заказчика.

Недобросовестный контрагент

Более того, с 07.12.2011 в УК РФ присутствуют статьи 173.1 и 173.2, предусматривающие ответственность за незаконную организацию юридических лиц и незаконное использование для этого документов, созданные для борьбы с фирмами-однодневками. То есть теперь не проявивший должной осмотрительности при проверке контрагента субъект хозяйственной деятельности может быть замешан в уголовном деле, что явно не будет способствовать улучшению его деловой репутации.

Регламент проверки контрагентов при заключении договора