Как сделать альбом кадровых приказов

Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.

Альбом унифицированных кадровых форм для бизнеса

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Оформляем альбом унифицированных форм

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

Как сделать альбом кадровых приказов

01.01.2013 вступил в силу Закон № 402-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, обязанность вести первичную документацию по унифицированным формам сохранена только за учреждениями государственного сектора. Негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. Их должен утверждать руководитель фирмы по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Кроме того, в первичные учетные документы можно будет вносить исправления.

Как сделать альбом кадровых документов

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Оформляем альбом унифицированных форм (А

Например, в крупной организации, имеющей несколько обособленных структурных подразделений, целесообразно подготовить типовые правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, инструкцию по кадровому делопроизводству. Названные типовые тексты будут использоваться как в головной организации, так и в обособленных подразделениях с «привязкой» к особенностям деятельности конкретного подразделения, вызванным территориальными, климатическими, социальными и другими условиями.

Создание кадровой службы

Поскольку документы подлежат актуализации и закрепляют «версионность» применяемых форм, в Альбоме необходимо предусмотреть учет и действующих форм, и отмененных. Если Альбом и Табель ведутся в электронном виде, то в них можно предусмотреть 2 части: актуальную и «архивную».

Как утвердить формы документов внутри организации

• Реквизиты предприятия и наименование;
• ФИО должностного лица;
• Название документа и порядковый номер;
• Основания для издания;
• Ссылки на законодательные акты;
• ФИО, должность лица, относительно которого документ издается;
• Распорядительная часть – необходимо изложить суть приказа;
• Назначить исполнительное лицо;
• Поставить подпись с расшифровкой руководителя;
• Дату составления;
• Подпись об ознакомлении работника.

Правила учета и оформления приказов по кадрам

Виды приказов, подготавливаемых кадровой службой. Приказы или распоряжения являются распорядительными документами, регулирующими работу организации с персоналом. При этом надо иметь в виду, что компетенция руководителя организации, осуществляющего исполнительно-распорядительную деятельность, закрепляется в учредительных документах — Уставе организации или положении об обособленном структурном подразделении.

Кадровое делопроизводство с нуля

Приказываю:
1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров.
2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г.
3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту шаблонов от внесения в них изменений.
Срок — 15 февраля 2008 г.
Ответственный — специалист отдела ИТ Степанов И.С.
4. Контроль за исполнением приказа возложить на Начальника отдела управления персоналом Ивановскую Л.В.

Оформляем альбом унифицированных форм

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет, приказы по отпускам и командировкам – 5 лет. Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Как сделать альбом кадровых приказов

Если в ходе обеспечения документооборота требуется передать определенный документ из одного подразделения организации в другой, повторно его регистрировать, то есть присваивать новый номер не надо. Документ уже зарегистрирован в компании и не требует дополнительной нумерации.

Нумерация приказов по кадрам

Можно ли удалить из унифицированных форм поля и графы и пользоваться ими? – Да, можно. С 1 января 2013 года коммерческие организации могут использовать самостоятельно разработанные формы кадрового учета. Это более удобно. Теперь можно учитывать особенности делопроизводства в компании.

Как сделать альбом кадровых приказов

На практике состав применяемых организацией форм документов определяется в соответствии с утвержденным приказом руководителя организации Альбомом форм документов (далее — Альбом), который, в свою очередь, обычно является приложением к корпоративной инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству). В Альбом включаются формы всех применяемых организацией (в интересах обеспечения повседневной деятельности) документов, в том числе унифицированные формы и их усовершенствованные (под нужды организации) варианты.

Какими формами документов пользоваться в организации