Аренда квартиры в другом городе для сотрудника с разъездным характером работы

Главное, что характеризует такую подвижную работу, – ее постоянный характер. Для посещения мест не нужны специальные распоряжения начальства, в любой компании есть сотрудники, которые почти непрерывно пребывают в разъездах. Инспекторы органов контроля, водители, технический персонал и агенты совершают недлительные выезды в черте города и за его пределы. Как особые поездки, так и проводимые экспедиции могут совпадать по времени и выполняться одними и теми же людьми.

Отличия разъездного характера работы от командировки

Отличие при оплате затрат заключается лишь в принимаемых в компании документах. В обоих случаях порядок и размеры возмещаемых расходов устанавливаются в коллективном договоре и нормативах, принятых на предприятии. В случае разъездной работы эти положения вносятся в трудовой договор. Если это командировка, принимается Положение о порядке направления работников в командировку. Поездки, как местные, так и по России, а также за границу, регулируются федеральными законами РФ.

В нашей статье мы подробно расскажем о том, какие работы могут считаться разъездными, как это указывается в трудовом договоре, прольем свет на основные отличия между командировками и разъездным характером работы и осветим прочие нюансы, связанные с таким типом работ.

Как указать место работы в трудовом договоре при разъездном характере работы

Сама организация вправе своими локальными нормативными актами утвердить такой характер работы для других должностей (например, курьер-менеджер, который продает продукцию в разъездах). Также можно оформить подобный характер работы для специалистов с установки оборудования, страховых агентов и т.д.

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

НДФЛ: возмещение работникам расходов по аренде квартир

Вместе с тем компенсируемые организацией сотруднику суммы расходов по аренде квартиры в месте нахождения организации, не связанные с разъездным характером работы, признаются доходом физического лица и подлежат обложению налогом на доходы физических лиц.

Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие), иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя, установленные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ).

Аренда квартир для сотрудников с разъездным характером работы

По общему правилу не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается НДФЛ.

Суточные и другие компенсируемые расходы сотруднику с разъездным характером работы

Главбух советует: по страховым взносам организация может действовать так же, как и по НДФЛ. То есть считать надбавки компенсацией, которая не облагается страховыми взносами. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).

По закону компенсация расходов, связанных со служебными поездками, полагается не только сотрудникам, направляемым в командировки**, но и иным категориям работников, чья основная трудовая деятельность протекает вне офисных стен. Речь идет о сотрудниках, постоянная работа которых осуществляется в пути(водители междугородних и международных рейсов, проводники железнодорожного транспорта, пилоты, стюардессы и т. п.) или имеет разъездной характер(наладчики производственного оборудования, работники связи, городского хозяйства, курьеры и т. п.).

Как лучше оформить работника в другом городе — как работника с разъездным характером работы или как дистанционного работника

Теперь, что касается конкретных размеров, а также порядка возмещения расходов, связанных с подвижным (разъездным) характером работы. Тут никаких «отправных» цифр или процедур закон не устанавливает. Все отдается «на откуп» работодателю. В части второй статьи 168 1 четко сказано, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников (при разъездном и подвижном характере работы), устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами, а также трудовым договором с работником.Обратите внимание: прописывать условия возмещения расходов, причитающихся работникам, нужно очень аккуратно. Необходимо, чтобы в документах (например, трудовом договоре или локальном нормативном акте) не было разночтений относительно размера и вида положенной работнику компенсации. В противном случае это разночтение может спровоцировать между сторонами трудовой конфликт.

При этом в рассматриваемом случае трудовые обязанности сотрудника подразумевают выполнение действий, которые не могут быть осуществлены с помощью информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (посещение торговых точек, контроль наличия товара в конкретной торговой точке).

О разъездном характере работы и дистанционной работе

При этом понятие «место работы» не определено. На наш взгляд, поскольку работа носит разъездной характер и конкретное место работы не закреплено, считаем, что в качестве места работы Организация вправе указать, как место нахождения самой Организации, так и место нахождения ее обособленного подразделения .

Размер надбавки действующим законодательством не установлен. В связи с тем, что Постановление Минтруда России от 29.06.1994 № 51[1], предусматривающее размеры указанных надбавок, утратило силу, работодатели вправе самостоятельно устанавливать любой размер таких выплат в ЛНА.

Разъездной характер работы: как установить правильно

Это может быть отдельное положение о разъездном характере работы (далее — Положение; пример 1) или раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР). Положение и изменения в ПВТР должны быть утверждены приказом. Работники, которым устанавливается разъездной характер работы, знакомятся с ЛНА под роспись в силу ст. 68 ТК РФ.

2.5. Отсутствие условий о разъездном характере работы в трудовом договоре с сотрудником, который занимает должность (выполняет работу по профессии), включенную в приказ в соответствии с пунктом 2.1 настоящего Положения, не освобождает Работодателя от предоставления сотруднику гарантий и компенсаций, предусмотренных настоящим Положением, при направлении сотрудника в служебную поездку.

Положение о разъездном характере работы

1.2. Разъездной характер работы устанавливается сотрудникам, чья работа предполагает наличие служебных поездок, а также выполнение которой связано непосредственно с перемещениями по городу и регулярным выполнением должностных обязанностей за пределами учреждения.

Для сотрудников разъездного характера работы не устанавливается определенное рабочее место, поскольку он постоянно находится в перемещении, ограниченном пределами определенной территории, в связи с выполнением своей трудовой деятельности. Периодически такой работник посещает офис организации для сдачи отчетов о проделанной работе, оформления различной документации, получения товара, заработной платы.

Как оформить работника в другом городе без нарушения

обязательно предусматривается условие разъездного характера с указанием определенной территории города. Работнику не производится оплата каждой поездки отдельно, так как его постоянные перемещения предусмотрены обычным режимом его труда. За разъездной характер работы, как правило, устанавливаются работникам надбавки.