Содержание
- 1 Как правильно сшивать документы
- 2 Как правильно сшить кассовую книгу
- 3 Как правильно подшить домовую книгу видео
- 4 Как правильно прошивать документы
- 5 Как правильно подшить кассовые документы
- 6 Где взять домовую книгу и как правильно ее оформить
- 7 Инструкция прошивки документов от А до Я
- 8 Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
- 9 Как получить домовую книгу
- 10 Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Как правильно сшивать документы
- Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
- ГОСТ 51141 по делопроизводству;
- Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
Как правильно сшить кассовую книгу
Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.
Вкладные листы и отчеты кассира должны быть пронумерованы. При этом нумерация начинается с начала года (или месяца/квартала — в зависимости от объема операций по кассе). Кроме того, вкладные листы и дублирующие их отчеты кассира, заполняемые на отдельных несшитых листах, могут вестись не только машинописным способом, но и от руки. В этом случае между листами следует класть копирку.
Как правильно подшить домовую книгу видео
В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.
В общем, умение правильно сшивать документы может понадобиться не раз. Например, при сдаче отчетности нужно сшивать документы в ПФР, а также сшивать документы для налоговой (например, это может быть книга учета доходов и расходов*) и т.д. Иногда нужно делать сшив документов в банке сотрудницам соответствующих отделов. В конце концов, нужно постоянно сшивать бухгалтерские и кассовые документы, делать это при подготовке документов на тендер, а также при сдаче документов на архивное хранение.
Как правильно прошивать документы
- Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.
- Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
- Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:
Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.
Как правильно подшить кассовые документы
потом, когда отчеты фактически переходят в архив, чтобы они не потерялись поодиночке, не рассыпались из папки, их, как правило, сшивают вместе за определенный период — месяц, квартал, год. Я встречал по полмесяца и даже по 10 дней. Когда очень много оборотов по кассе.
Добрый день. Учет ведете в программе? Если да то ежедневно (если обороты у вас ежедневные) распечатываете отчет по кассе в двух экземплярах. К одному прикрепляете все ПКО и РКО поименованные в этом отчете это и будет отчет по кассе. Второй в отдельную папку (Кассовая книга) Сшиваете помесячно, поквартально или раз в год в зависимости от количества документов
Где взять домовую книгу и как правильно ее оформить
Владельцы жилого помещения обязаны сделать запись в домовой книге о факте выписки или регистрации человека. При отсутствии счетчиков, оплата коммунальных услуг производится по количеству зарегистрированных, поэтому все изменения нужно вносить своевременно.
Бывает, что недобросовестные владельцы путем создания беспорядка в жилой книге могут «помочь» дому избавиться от нежелательных совладельцев. Так бывает, если человек находится в местах заключения или в розыске. Возвратившийся собственник может предъявить по суду права на часть владения уже новому владельцу и получить свою жилую территорию. Поэтому при покупке жилья нужно требовательно относиться к наличию домовой книги и внимательно читать учетные записи.
Инструкция прошивки документов от А до Я
- нумеруются не страницы, а листы;
- при нумерации опись не учитывается;
- номера размещаются в правом верхнем углу, не заходя на содержимое листа;
- письма нумеруются так: сначала учитывается конверт, затем все имеющиеся в нем листы;
- применяются арабские цифры;
- счет идет по возрастающей;
- при наличии двух и более томов одного документа, каждый нумеруется независимо от остальных. Если приложения оформлены отдельной пачкой документов, то и листы внутри них учитываются отдельно от основного документа;
- при учете листов, имеющих свою нумерацию, их все равно нумеруют как все прочие;
- карты, склеенные из двух и более листов, учитываются как единый лист, но в примечании делается пометка о численности этих листов;
- диаграммы, чертежи, фотографии и прочие подобные вложения нумеруются с обратной стороны в левом верхнем углу;
- фотографии, чеки, справки, прикрепленные к листу лишь с одной стороны, учитываются как самостоятельные документы;
- лист, на который наклеено более одного документа по всей их площади, учитывается как 1. Подробная информация о приклеенных документах (наименование, численность) отражается на обороте этого листа и в примечании;
- листы больших форматов подшиваются за одну сторону, номер пишется в правом верхнем углу на документе в развернутом виде.
- удаляем все лишние крепежи (скрепки, скобки);
- проверяем порядок расположения листов;
- формируем ровную стопку;
- шилом или иглой выполняем три отверстия, расположенные друг под другом: одно строго посередине листа; верхний и нижний проколы делаются в 3 см от центрального;
- документы сшиваются по левому краю в полутора сантиметрах от текста;
- берем нить для прошивки – около 70 см – и вставляем ее в иглу;
- с обратной стороны пачки в центральное отверстие вводим иглу;
- протягиваем нить (хвост должен быть достаточной длины: 10-15 см). Остаток нити не должен смещаться;
- пропускаем иглу в верхний прокол по титульной стороне;
- нить проходит по оборотной стороне, игла вводится в нижний прокол;
- с наружной стороны иглу опускаем в центральное отверстие;
- с оборота завязываем узел поближе к бумаге;
- оставляем концы по 6-8 см;
- приклеиваем заверительную наклейку (2 * 5 см) на узел и концы нити;
- делаем на наклейке заверительную надпись.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Заполняется вкладыш по тем же правилам, что и трудовая книжка. В случае использования вкладыша в самой трудовой книжке ставится штамп с указанием, что выдан вкладыш такой-то серии и под таким-то номером (п. 39 Правил). При этом необходимо обратить внимание, что Правила говорят именно о штампе, поэтому надпись такого же содержания от руки не будет соответствовать требованиям законодательства.
- Внесение сведений о работе сотрудника в другие разделы трудовой книжки.
- Приклеивание вкладыша к трудовой.
- Использование вместо вкладыша в трудовую обыкновенных белых листов.
- Использование вместо вкладыша пустых незаполненных листов из бланков трудовых книжек.
- Выполнение надписи на трудовой о том, что выдан вкладыш к ней, от руки, а не проставление штампа.
Как получить домовую книгу
Для того, чтобы получить домовую книгу, собственнику соответствующего жилого помещения, необходимо лично обратиться с письменным заявлением произвольной формы о выдаче домовой книги, в котором следует указать причину получения домовой книги (впервые, в связи с её утратой, порчей или другое).
Для того, чтобы получить домовую книгу при её замене в связи с порчей, т. е. в связи с непригодностью для дальнейшего использования (вследствие износа, повреждения или иных причин) необходимо представить так же пришедшую в непригодное для дальнейшего использования состояние домовую книгу, которая будет аннулирована должностными лицами ФМС России и возвращена лицу, её предоставившему, на постоянное хранение.
Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку
Когда разделы, содержащие сведения о работе или награждениях сотрудника заканчиваются, необходимо оформить и вшить вкладыш в книжку. Формально эта процедура довольно простая, но все равно многие кадровые сотрудники допускают ряд однотипных специфических ошибок:
- Перед тем, как подшить вкладыш в трудовую книжку, на ее титульной странице нужно сделать записи о том, что был выдан вкладыш с определенным номером и серией. Лучше всего прикреплять уже заполненный и проверенный вкладыш.
- Вкладыш должен быть именно пришитым к трудовой. Не допускается вклеивание клеем, скотчем или закрепление скобами степлера.
- Опытными кадровыми сотрудниками принято подшивать вкладыши не в середине, не в начале трудовых, а в конце.
- Делаются аккуратные 4-6 проколов, через которые серой прочной нитью и скрепляются данные документы.
- Нитку необходимо завязать на крепкий узел и запломбировать сургучной печатью.