Как провести внутренний аудит кадровой документации

Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 — 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. — в зависимости от организационной структуры предприятия).

Как провести аудит кадровой документации своими силами

Положение о направлении работников в командировку (или соответствующий раздел в ПВТР). Казалось бы, все вопросы урегулированы Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (в ред. от 29.07.2015) и рядом других подзаконных нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы командировок.

Проводим внутренний кадровый аудит

на правильность заполнения личных карточек работников, в них должны быть указаны актуальные данные, карточки должны быть на каждого работника. В личной карточке должны быть указаны коды и со всеми сведениями о приеме и переводах работник должен быть ознакомлен под роспись.

Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста

Штатное расписание В случае проведения мероприятий по сокращению численности и/или штата работников, а также при рассмотрении индивидуальных споров между работником и работодателем в случае увольнения работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ одним из главных документов является штатное расписание — старое (до проведения мероприятий) и новое (измененное). Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работодателя, в обязательном порядке должно содержать перечень должностей служащих (ст. 15, 57 ТК РФ). Может содержать перечень структурных подразделений, профессий рабочих, сведения о количестве штатных единиц и размерах окладов, тарифных ставках и надбавках. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации или уполномоченного им лица.
Таким образом, на данном этапе проверяется содержание кадровых документов. Проверяйте все документы, которые есть в компании. Просматривая локальные нормативные акты, необходимо проверить, чтобы они не ухудшали положение работников по сравнению с трудовым законодательством и раскрывали условия труда компании. Все работники должны быть ознакомлены с локальными нормативными актами под роспись.

Как провести внутренний аудит кадровой документации

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Проверяем документацию кадрового подразделения

Процедура проводится, в частности, в ходе подготовки компании к проверке со стороны Государственной инспекции труда или прокуратуры во избежание возможного привлечения фирмы и ее руководства к административной ответственности, предусмотренной различными частями ст. 5.27, 5.27.1 КоАП РФ. Кроме того, кадровый аудит организации позволяет выявить проблемы в работе с кадрами и управлении персоналом, а также предотвратить их появление в будущем.

Кадровый аудит на примере организации

1. Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов.
2. Кадровые документы, составленные в соответствии с требованиями действующего законодательства – 50% успеха при споре с работником, контрагентом и налоговым органом.
3. Вы устанавливаете прозрачные отношения с работниками, у работников появляется доверие к работодателю: уверенность в защите их прав на работу и отдых, чувство стабильности компании, спокойствие за свой непрерывный профессиональный стаж, позитивное отношение к компании и руководству. Мотивация работников: повышение эффективности без затрат.
4. Важнейшей составляющей имиджа любой компании является умение грамотно строить взаимоотношения со своими работниками. Соблюдение закона – статус Вашей компании, конкурентоспособность и уверенность в завтрашнем дне.
5. Грамотная система кадрового документооборота – отлаженный механизм управления.

Аудит кадрового делопроизводства своими силами

Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ. При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли.

Кадровик обязан знать как провести кадровый аудит

• при увольнении или переводе на другую должность работника кадровой службы, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
• перед плановыми проверками со стороны государственных органов по контролю и надзору за соблюдением законодательства о труде;
• в случае намечающегося судебного разбирательства с работающим или уволенным работником организации;
• при назначении нового руководителя организации;
• при устранении недостатков и приведении кадровой документации в соответствие с требованиями действующего законодательства.

Рассылка новостей журнала «Отдел кадров»

Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.

Как провести кадровый аудит

При проверке кадрового аудита клиент самостоятельно определяет характер и объем проверки (сплошной, полный, выборочный или целевой аудит). В первую очередь проверяется документация, которая обязательна для всех организаций, вне зависимости от сферы деятельности и организационно-правовой формы, затем проверяются документы, которые при определенных условиях также становятся обязательными

Проведём внутренний аудит кадровых документов и документации в организации

Чтобы компания могла избежать многих неприятностей, которыми чреваты проверки, хотя бы два раза в год проводите аудит документов. Процедура необходима и кадровой документации. Особенно востребован кадровый аудит перед проверкой ГИТ. Рассмотрим поэтапно, как нужно быстро и качественно проверять кадровые документы.

Кадровый аудит: как упорядочить документы и избежать штрафов

Один из видов проверки документации по персоналу в организации – кадровый аудит. Действующее законодательство регламентирует процесс того, как должны заполняться трудовые книжки, какую документацию необходимо вести бухгалтерии, отделу кадров. Услуга внутреннего или внешнего кадрового аудита убережет от типичных ошибок в составлении трудовых договоров, других документов. Нарушения грозят наложением штрафных санкций со стороны государственных инспектирующих органов. Для проведения кадрового аудита обращаются в независимые службы.

Кадровый аудит — виды и методы проверки, этапы и сроки, результаты

• учредительные документы компании и устав;
• документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью (документы, подтверждающие факт внесения записей о юридических лицах в Единый государственный реестр юридических лиц, свидетельства о государственной регистрации индивидуальных предпринимателей, лицензии, патенты);
• сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйственной деятельности и иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;
• документы о платежеспособности;
• сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест;
• документы об уплате налогов и обязательных платежах;
• сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства, несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции, причиняющей вред здоровью населения, а также других нарушениях законодательства РСФСР и размерах причиненного при этом ущерба;
• сведения об участии должностных лиц предприятия в кооперативах, малых предприятиях, товариществах, акционерных обществах, объединениях и других организациях, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Как проводить аудит кадровой документации

Хорошо видно, что разработчики активно занимались вопросами нормирования в конце 80 – начале 90-х годов. Предполагалось, что принятые нормы будут периодически пересматриваться и корректироваться. Вот почему некоторые из перечисленных документов требуют делать поправку на современную эпоху. И все же формулы, заложенные в них, и выводы не потеряли актуальность и по сей день.

Аудит кадровой документации: методика проведения подготовительной работы